Case overzicht

Case

di 29 maart 2016

Ambassadeurs-conferentie

Evite was verantwoordelijk voor:

  • Databeheer en Dataoptimalisatie
  • Ontdubbelen en mergen van bestanden en gegevens
  • Uitnodigingen en reminders digitaal
  • Registratiewebsite
  • Rapportages voor, tijdens en na event
  • No-show beperking
  • SMS notificaties
  • 1-op-1 gesprekken en indeling
  • (Foto) Matchmaking
  • Ontvangst en check-in
  • Hostesses
  • 3rd Party App integratie
  • Managen en begeleiden van ontvangst sprekers en VIPS
  • Badges met naam en persoonlijk programma

Internationale ambassadeurs hebben niet de hele dag de tijd. Wel één keer per jaar, want dan komen 140 Nederlandse ambassadeurs en ruim 400 ondernemers samen op de Ambassadeursconferentie van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken. Evite regelde dat de juiste ambassadeurs met de juiste ondernemers in gesprek raakten. En dat 1200 keer. Op die ene dag.

Doordat de inschrijving al vanaf de eerste seconde gesmeerd liep, iedereen een persoonlijk samengesteld programma ontving - van te voren én op locatie - en innovatieve foto-matchmakingtools van netwerken een eitje maakten waren gasten, de opdrachtgever en het hele Evite-team apetrots en beregelukkig.

600Gasten

1200Persoonlijke
gesprekken

4Doelgroepen

Doelstelling event

Netwerken en het in contact brengen van ondernemers met ca. 140 Nederlandse ambassadeurs, permanent vertegenwoordigers en consuls-generaal in het buitenland. De Ambassadeursconferentie is een belangrijk instrument om de Nederlandse belangen in het buitenland met één stem uit te dragen.

Aanpak

We zorgen ervoor dat alles gesmeerd loopt. Alles ja. Dat begon in dit geval al bij de persoonlijke uitnodiging, die iedere gast precies op het goede moment ontving. Met een handig linkje erin, zodat men zich zonder moeite op de slimme registratiewebsite kon aanmelden. Daarna bogen wij ons over het aanbod aan ondernemers en de beschikbare ambassadeurs en volgde er een stevige selectie, die uiteraard werd afgestemd met de Rijksdienst van Ondernemend Nederland. Om de dag zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, heeft Evite de eerste stap in matchmaking al gezet. Daarna konden gasten zelf netwerken, onder andere door Evite’s persoonlijke fotomatchmakingtool. Handig, want daarmee zie je iedereen precies zoals ‘ie er op die dag uitziet. Een foto van neus tot navel, met naam en functie erbij. Op je smartphone en op de aanwezige touchscreens kon je langs alle aanwezige gasten scrollen, zodat je precies kon zien wie je nog graag wilde spreken (of wie je net gesproken had, maar de naam niet meer wist). Dit leverde honderden zinvolle één-op-één gesprekken op.  En Evite zou Evite niet zijn als de ontvangst en de regie over de hele dag niet tot in de puntjes geregeld waren.

Resultaat

“Wat een geoliede machine is het weer!” Geen rijen, geen onduidelijkheden, geen gedoe. En zo moet het ook. Zowel de gasten als de ambassadeurs zijn drukbezette mensen, dus zorgden we ervoor dat zij zich goed konden voorbereiden op de kennismakingsgesprekken. Dat is efficiënt en effectief. De gesprekken sloten naadloos op elkaar aan en het klinken van de gong was een handige indicatie voor de tijd.
Deze persoonlijke aanpak betekende ook nauwelijks no-show, omdat alle gasten met mailings en per SMS werden herinnerd aan het evenement. Voor iedere gast werd op locatie een badge met zijn of haar persoonlijke programma geprint, waardoor het verloop van de dag voor iedereen helder was. Toch was er ook genoeg ruimte voor spontane ontmoetingen in het programma. Met een duidelijke structuur, vriendelijke hostessen en een netwerkborrel ter afsluiting waren zowel de gasten als de opdrachtgever bijzonder tevreden over de Ambassadeursconferentie dit jaar.