Case overzicht
Foto: Ruben Jorksveld

Foto: Ruben Jorksveld

Case

do 10 maart 2016

Deltacongres

Evite was verantwoordelijk voor:

  • Databeheer en Dataoptimalisatie
  • Ontdubbelen en mergen van bestanden en gegevens
  • Uitnodigingen en reminders digitaal
  • Registratiewebsite
  • CRM Integratie / terugkoppeling
  • Rapportages voor, tijdens en na event
  • No-show beperking
  • SMS notificaties
  • Service- & Callcenter
  • Workshopkeuze-optimalisatie en indeling
  • Ontvangst en check-in
  • Hostesses
  • Managen, begeleiden van ontvangst sprekers en VIPS
  • Badges met naam en Persoonlijk programma
  • Placeerbewijzen
  • iPad enquêtes

Nederland is een waterland en we zijn verdomd goed in watermanagement. Om die trots te delen organiseert De Deltacommissaris (Ministerie van Infrastructuur en Milieu) het Nationaal Deltacongres. Op iedere eerste donderdag in november komt iedereen die - op wat voor manier dan ook - betrokken is bij het Deltaprogramma bij elkaar om kennis te delen en met elkaar te verbinden. En sinds vijf jaar is het Evite die zorgt dat het datamanagement voor ontvangst en registratie niet in het water valt.

1600Gasten

3Doelgroepen

11Hostesses

Doelstelling

Tijdens dit congres kan iedereen die aan het Deltaprogramma werkt, zoals maatschappelijke organisaties, wetenschappers, overheden en waterwerkers uit het bedrijfsleven, de onderlinge banden aanhalen en kennis delen met elkaar. Dat zijn 1600 gasten bij elkaar, inclusief VIPs en perscontacten. Het is dus van groot belang dat de uitnodiging, aanmelding, ontvangst en begeleiding naar de juiste zitplaats en workshops vloeiend verlopen. En laat dat nu net zijn waar Evite verdomd goed in is.

Aanpak

Een goede samenwerking is essentieel om te zorgen dat niemand overloopt. Met de communicatieafdeling bijvoorbeeld, maar ook met andere gespecialiseerde partners. Zo passen we dit jaar de bestaande uitnodigingsprocessen aan vanwege een nieuwe samenwerking met Xerox. En zorgen we dat onze hostesses via hun scherm direct weten wie ze voor zich hebben en welke actie daarbij hoort. Hoogwaardigheidsbekleders worden in samenwerking met Straecos probleemloos naar de juiste plek geleid en sprekers krijgen meteen alle nodige informatie, zodat iedereen zich al snel als een vis in het water voelt.  

Hoe doen we dat dan, vloeiend en vlot? Door techniek en persoonlijkheid te combineren. Met een telefonisch contactcentrum voor alle vragen van gasten bijvoorbeeld, door gegevens te ontdubbelen zodat niemand dubbele verzoeken krijgt en door te investeren in gemak. Een reminder per SMS, inchecken met een QR-code op je telefoon en een persoonlijk programma op de achterkant van je badge. Ook ontwikkelden we een website voor de informatie en aanmelding bij het Deltacongres, die we zowel qua techniek als qua huisstijl integreerden in de overheidswebsite.

Resultaat

Binnen een half uur zitten alle 1600 gasten aan hun eerste kopje koffie. Al jaren loopt het uitnodigingstraject gesmeerd en ook als er structurele aanpassingen in het proces nodig zijn, dan lukt dat. We zorgen voor een uitgebreide rapportage over de opkomst, indeling en waardering. En zetten de data zelfs om in grappige weetjes, zoals hoeveel inchecks met telefoon er zijn gedaan en hoeveel nieuwkomers er zijn en wie er eigenlijk allemaal mee lunchen. Na afloop checken we via iPads hoe de gasten het congres hebben ervaren en dat levert elke keer een hoge respons op. Een invitatieservice die naadloos aansluit op het programma en op de organisatie dus. Persoonlijk, plezierig en perfect.