Case overzicht

Case

do 15 september 2016

Het rendement van Schoon

Evite was verantwoordelijk voor:

  • Databeheer en Dataoptimalisatie
  • Ontdubbelen en mergen van bestanden en gegevens
  • Huisstijl-Integratie
  • Uitnodigingen en reminders digitaal
  • CRM Integratie / terugkoppeling
  • Rapportages voor, tijdens en na event
  • No-show beperking
  • SMS notificaties
  • Workshopkeuze & maximalen
  • Ontvangst en check-in
  • Hostesses
  • Managen, begeleiden van ontvangst sprekers en VIPS
  • Badges met naam en Persoonlijk programma
  • iPad enquêtes

De vierde editie van het Landelijk Zwerfafvalcongres brak met ruim 400 bezoekers opnieuw een record. Op de dag die in het teken stond van ‘Het Rendement van Schoon’ troffen overheden en bedrijven elkaar om ervaringen en inspiratie te delen. Evite zorgde voor een vlekkeloos invitatietraject en die samenwerking leverde een stralend resultaat op.

400Gasten

8Workshops

4Doelgroepen

Doelstelling event

De doelstelling was zuiver: alle stakeholders binnen het veld Nederland Schoon samenbrengen In de schitterende Media Plaza in Utrecht om interactie en netwerken te bevorderen. Inspirerend en trots op een dag vol glans.

Aanpak

Verschillende doelgroepen vroegen om verschillende uitnodigingen. Bestanden werden samengevoegd en ontdubbeld en iedere groep werd op zijn eigen manier uitgenodigd. Voor de een was de toegang bijvoorbeeld gratis (en moest er wel een fee betaald worden bij no-show), terwijl voor de ander een entreeprijs gold. Dat betekende dat iedere groep een eigen uitnodigings- en bevestigingstekst nodig had en dat er nergens een naam op de verkeerde lijst mocht staan. Koud kunstje voor Evite.

Die gerichte doelgroepaanpak vroeg ook om verschillende aanmeldpagina’s, met en zonder betaalfunctie. Dat regelden we en uiteraard allemaal in de huisstijl van het evenement. Ook zorgden we voor een directe en optimale controle van de databestanden zodat we iedereen gelijk een update konden geven. Met een SMS-reminder de dag van te voren wisten we de no-show aanzienlijk te beperken.

Kind kan de was doen, zou je denken. Dat klopt ook wel, als je alles goed voorbereid. Wij zorgen bijvoorbeeld dat we in de registratie goed in de gaten hielden hoeveel mensen zich aanmelden voor de sessies in de ochtend en in de middag. Zo wisten we op tijd welke workshops het populairst waren en zo kon de opdrachtgever daar een grotere zaal voor berichten. Iedereen blij.

We hebben schoon genoeg van verspilling en daarom stuurden we alle gasten een toegangsbewijs op hun mobiele telefoon. Inchecken ging gemakkelijk via een QR-code. De gasten kregen bij binnenkomst allemaal een badge met op de achterkant hun persoonlijke programma en de locatie van de workshop. Op locatie zag je op een speciaal touchscreen precies wie er die dag aanwezig was. Ideaal met netwerken. Na afloop hielden de hostesses van Evite een korte enquête met iPads zodat de bezoekers hun mening konden geven over het programma, de sprekers, en de organisatie. 

Resultaat

“Super goede service en ondersteuning tijdens voorbereidingen en registratietraject en volledige ontzorging op locatie. Wij zijn heel erg tevreden!” Een mooie reactie van onze opdrachtgever, Nederland Schoon. De samenwerking met de twee opdrachtgevers binnen de organisatie van het evenement liep gestroomlijnd, zij konden zelfs via het backoffice zelf extra gasten uitnodigen. Het resultaat was een zaal vol enthousiaste gasten en een stralende organisatie aan de zijlijn.