Case overzicht

Case

wo 13 april 2016

Jubileum + Grand Opening van het nieuwe VEGA huis

Evite was verantwoordelijk voor:

  • Huisstijl-Integratie
  • Uitnodigingen en reminders digitaal
  • (Micro) Website
  • Registratiewebsite
  • Rapportages voor, tijdens en na event
  • SMS notificaties
  • Ontvangst en check-in
  • Hostesses
  • Managen en begeleiden van ontvangst sprekers en VIPS

Vijftig jaar VEGA én een gloednieuw kantoor in Amersfoort: dat was reden voor een feestje. En niet zomaar een feestje, neen, een Grand Opening. Vijftig jaar VEGA staat voor een rijke geschiedenis, van vijftig jaar complexe installaties en baanbrekende innovaties. En voor Evite betekent dit vooral een feestelijke samenwerking. Met VEGA én Maison van de Boer, die onze technische know-how inschakelde voor het innovatieve uitnodigingstraject.

133Gasten

950Genodigden

4Hostesses

Doelstelling event

Een opening die gesmeerd loopt, dat was het doel. Gasten stroomden toe uit verschillende hoeken: klanten, leveranciers en VIPs uit het buitenland. Dat vroeg om een persoonlijke benadering in Nederlands en Engels. No problem!

Aanpak

Evite en Maison van de Boer zijn samen een geoliede machine. Al vele maken haakten onze tandwielen ineen wanneer we groot invitatietraject zonder haperingen willen laten verlopen. Ook nu weer. Maison van de Boer trad op als intermediair en waar zij de kaarten verstuurden, zorgen wij voor de toevoeging van persoonlijke uitnodigingscodes, waarmee de gast op www.vegaopening.nl persoonlijk welkom werd geheten. Een warm en waardevol welkom, aangezien alle adresgegevens van de genodigden al waren ingevuld. Slechts een druk op de knop en de aanmelding was een feit.

Een systeem werkt pas als alle schakels kloppen. Daarom werd de corporate stijl van VEGA niet alleen doorgevoerd in de website, maar ook in de persoonlijke SMS met welkomsgroet en zelfs in de sjaaltjes van de hostesses. En omdat drukbezette mensen nogal eens slecht lezen, sms’ten we ook nog even een reminder dat parkeren niet bij het pand kon, maar wel bij een stukje verderop. Zo’n herinnering voorkomt teleurstelling en draagt daarmee bij aan de positieve beleving van het evenement. En dat is precies het eindresultaat dat we willen!

Resultaat

Een feestelijke opening die liep als een trein. De sfeer klopte, de hapjes smaakten en de gasten genoten. Sommige gasten werden speciaal verwacht door de directeur (of iemand anders uit de organisatie) en werden via een handige pop-up op het scherm van de hostess direct naar de juiste persoon begeleid. Na afloop ontvingen alle gasten een mail met dankwoord en een link naar de foto’s van die dag. Op naar de volgende 50 jaar!