Case overzicht
Foto: Marten van Dijl/Naturalis

Foto: Marten van Dijl/Naturalis

Foto: Marten van Dijl/Naturalis

Foto: Marten van Dijl/Naturalis

Case

ma 8 februari 2016

T. rex in Town van Naturalis Biodiversity Center

Evite was verantwoordelijk voor:

  • Databeheer en Dataoptimalisatie
  • Ontdubbelen en mergen van bestanden en gegevens
  • Drukwerk
  • Uitnodigingen per post + fulfillment
  • Uitnodigingen en reminders digitaal
  • Registratiewebsite
  • CRM Integratie / terugkoppeling
  • Rapportages voor, tijdens en na event
  • No-show beperking
  • SMS notificaties
  • Service- & Callcenter
  • Ontvangst en check-in
  • Hostesses
  • Managen, begeleiden van ontvangst sprekers en VIPS
  • Naambadges
  • Badges met naam en Persoonlijk programma

Dat de ene gast de andere niet is, dat is bij Evite een oeroude overtuiging. En wanneer de hoofdgenodigde zelf ook nog eens stokoud is, dan moet het helemáál op rolletjes lopen. En dus belde Naturalis met Evite, toen Trix de T-Rex naar Leiden kwam.

Getipt door het Van Gogh-museum waar we eerder al de evenementen rondom de opening van het nieuwe entreegebouw mochten verzorgen, begonnen we te graven. Wie komen er? Wat zijn hun rollen? Wat hebben ze nodig en hoe kunnen we ze helpen.

Pers, natuurlijk. Er wordt niet elke dag een t-rex verscheept naar Nederland, dus iedereen keek mee. Journalisten, kinderen, wetenschappers en ook sponsoren zaten er bovenop. En hoe bijzonder de aankomst van Trix ook is, al die verschillende gasten hebben niet de hele dag de tijd. We zorgden er daarom voor dat iedereen zich zo snel en correct mogelijk kon aanmelden van te voren. Gasten die voor meerdere events werden uitgenodigd, konden zich in één reactie voor alles aanmelden. Eitje voor de slimme techneuten van Evite. Er moest worden ontdubbeld, verrijkt (data hoor!) en teruggekoppeld. Bij aankomst kregen sponsoren, naast Freek Vonk die zijn tanden bloot lachte ook een 3D-geprint beeldje van zichzelf. Zo waren de oertijd en de toekomst ineens samen in één ruimte.

4Doelgroepen

3Processen

350Gasten

Doelstelling event

De introductie van Trix was voor allerlei groepen op een andere manier belangrijk. Sensationeel voor de een en een kostbare investerig voor de ander. We zorgden daarom voor kwalitatieve uitnodigen op maat. Met de juiste toon en de juist tool, gedrukt of digitaal, passend bij de aard van het beestje. Belangrijkst: de beleving moest VIP voelen van het openen van de brievenbus tot het verlaten van het parkeerterrein. Zo is Evite: bewust onzichtbaar en altijd voelbaar.

Aanpak

Een mooie puzzel met databases en talenknobbels deze keer. Tweetalige uitnodigingen per post, reminders per mail en herinnerings-SMS’jes voor VIP’s, journalisten en de andere genodigden. Allemaal vroegen ze om een eigen benadering.

We zorgden dat iedereen zich zo snel en correct mogelijk kon aanmelden van te voren. Gasten die voor meerdere events werden uitgenodigd, konden zich in één reactie voor alles aanmelden. Eitje voor de slimme techneuten van Evite. Er moest worden ontdubbeld, verrijkt (data hoor!) en teruggekoppeld.

Resultaat

Een gigantische grijns bij alle betrokkenen. De introductie van Trix was een groot succes en de media-aandacht was enorm. Gasten waren optimaal geïnformeerd, onze opdrachtgever was trots en wij vonden het gewoon vet. Door een hechte samenwerking zorgden we voor een geslaagd event. Volgend jaar weer ;-)