Case overzicht

Case

ma 29 februari 2016

Wildlife crime conference

Evite was verantwoordelijk voor:

  • Databeheer en Dataoptimalisatie
  • Ontdubbelen en mergen van bestanden en gegevens
  • Huisstijl-Integratie
  • Uitnodigingen per post + fulfillment
  • Uitnodigingen en reminders digitaal
  • (Micro) Website
  • Registratiewebsite
  • Rapportages voor, tijdens en na event
  • No-show beperking
  • SMS notificaties
  • Workshopkeuze-optimalisatie en indeling
  • Ontvangst en check-in
  • Hostesses
  • Managen en begeleiden van ontvangst sprekers en VIPS
  • Badges met naam en persoonlijk programma
  • iPad enquêtes

Een conferentie zoals de Wild Life Conference is wel het neusje van de zalm voor Evite. Lekker complex, daar houden we van. Verschillende soorten gasten, ministers, ceo’s, VIP’s, NGO’s, foundations, kwamen naar het Grand Hotel Amrâth Kurhaus Den Haag om met elkaar een actieplan te maken om wilde dieren te beschermen. De inzet was hoog: er moesten politieke toezeggingen komen en concrete plannen. Evite zorgde ervoor dat deze twee dagen iedereen zijn plek in de jungle wist te vinden.

6Doelgroepen

500Gasten

8Workshops

Aanpak

Voor de Wild Life Conference werkte Evite nauw samen met het Ministerie van Economische Zaken. En dat was top, want we kregen alle vertrouwen en konden daardoor doen waar we goed in zijn. Een specialistisch uitnodigingstraject voor honderden (internationale) gasten en een high-level ontvangst. Het verschil in groepen gasten en sprekers vroeg om verschillende inschrijfmethoden en we regelden dat zonder dat de gasten daar ook maar iets van zagen. We ontwikkelden een website waarop het aanbod aan workshops, breakouts en rondetafelgesprekken alleen zichtbaar was voor wie behoorde tot de doelgroep. Diverse delegaties en VIP’s moesten begeleid worden naar uiteenlopende workshops en excursies. Wel allemaal zo efficiënt en gastvrij mogelijk uiteraard. Wij zorgen ervoor dat de contactpersoon zijn (of haar) delegatie in een keer kon aanmelden, dat de badges allemaal de juiste kleur en het juiste programma voor de juiste persoon bevatten en dat gasten vlak voor vertrek met de bus nog een SMS als reminder kregen.

Resultaat

Door de nauwe samenwerking met het Ministerie konden we een veilige en volledig Engelstalige conferentie neerzetten. Door de nauwkeurige (en toch gebruiksvriendelijke!) inschrijving wisten we precies wanneer een workshop of ronde tafelbijeenkomst vol zat en of de juiste delegaties wel vertegenwoordigd waren. Alles klopte en wij zijn apetrots.